General Purchase Condidtions AFPRO Filters


Version 2.0, April 2024

Our purchase and subcontracting conditions apply to all our requests for quotations and purchase orders. Upon request, we will provide you with these conditions free of charge.

1. General/Applicability

1.1 These General Purchase Conditions apply to all requests for quotations, orders, and agreements concerning the supply of goods and the performance of related services (hereinafter referred to as “delivery“) for the benefit of AFPRO Filtertechniek B.V., AFPRO Filters B.V. and its subsidiaries (hereinafter referred to as “AFPRO Filters“). Each order or agreement shall hereinafter be referred to as the “agreement.”

1.2 Deviations from or additions to these General Purchase Conditions require the express written consent of AFPRO Filters. The supplier cannot derive any rights from deviations or additions for future legal relationships.

1.3 Where these General Purchase Conditions refer to “goods”, it shall also be understood to include “services” as appropriate.

1.4 By submitting a quotation, the supplier expressly and irrevocably rejects the applicability of its general terms and conditions.

2. Governance and Integrity

2.1 The supplier is expected to comply with all relevant laws and regulations in its business operations in general and in the execution of the agreement in particular, including, but not limited to, provisions relating to competition, the environment and working conditions. The contractor will also make every effort to contribute to corporate social responsibility (CSR).

2.2 When executing the agreement, the supplier is expected to comply with the standards as laid down in the Code of Conduct of AFPRO Filters or to apply a code of conduct that at least complies with the above-mentioned code of conduct. The AFPRO Filters Code of Conduct will be sent to the supplier upon its request, free of charge.

3. Order and Order Confirmation

3.1 AFPRO Filters reserves the right to revoke the order placed by the supplier if the supplier fails to confirm it in writing through an order confirmation within three working days after receiving the order.

3.2 The order confirmation should contain price, (confirmed) product codes, (expected) delivery date, expected amount of goods and any other expected costs (transport, surcharges). If any of this information is missing, the order confirmation will not be considered valid and the order might be cancelled.

3.3 If the order confirmation deviates from the original order, AFPRO Filters shall only be bound after it has expressly accepted the deviation in writing. Acceptance of a delivery by AFPRO Filters as well as payments made by it in connection therewith do not imply acknowledgment of any deviations.

3.4 If a supplier’s quotation contains a non-binding offer, which is accepted, the supplier can revoke its offer within two working days after receiving the written acceptance.

4. Changes

4.1 AFPRO Filters may cancel, without charge, its purchase order any time prior to the delivery date, if cancellation rules are not mentioned by the supplier on the order confirmation or in the general agreement.

4.2 Discontinuance of goods. The supplier shall provide a written notice to AFPRO Filters at least twelve (12) months prior to the seller’s discontinuance of manufacturing any goods. Such notice shall include, at a minimum, AFPRO Filters’ part numbers, substitutions, and the last date that orders will be accepted for such goods.

4.3 The seller shall not make any process or design changes affecting goods or services without AFPRO Filters’ prior written consent.

4.4 Any forecasts provided by AFPRO Filters shall not constitute a commitment of any type by AFPRO Filters.

5. Delivery

5.1 Unless agreed differently, delivery shall be “Delivery Duty Paid” to the address specified by AFPRO Filters, in accordance with the version of the Incoterms applicable at the time of the order, subject to the provisions of these General Purchasing Conditions. The delivery date(s) or deadline(s) of the agreement shall be considered strict and binding for the entire delivery, including any associated drawings or other documents.

5.2 If circumstances arise that could result in the expected non-compliance with the agreed delivery date(s) or deadline(s), the supplier shall promptly notify AFPRO Filters thereof. Such notification does not relieve the supplier of its obligation to meet the agreed delivery date(s) or deadline(s), nor of its liability in this regard.

5.3 In the event of delivery earlier than the agreed date, AFPRO Filters has the right to refuse to accept the delivery. The delivery shall be made in a single shipment. AFPRO Filters has the right to return partial deliveries that deviate from an agreed delivery schedule at the supplier’s expense and risk.

AFPRO Filters may delay processing the early delivery invoice until the initially requested delivery date.

5.4 If the supplier exceeds any agreed delivery date(s) or deadline(s), AFPRO Filters is entitled to impose, without prior notice, a penalty of 1% of the price of the delivery per calendar week or part thereof, up to a maximum of 10%, which shall become immediately due and payable on the date of imposition. The imposition, collection, or offsetting of this penalty shall not prejudice AFPRO Filters’ right to specific performance, (full) damages, or termination.

5.5 Any goods or services that are not in conformity with the requirements of an order may be returned at AFPRO Filters’ option at supplier’s risk and expense. AFPRO Filters may procure similar goods or services in substitution for the non-complying goods and supplier shall refund the cost of these goods and reimburse, upon demand, all additional costs incurred by AFPRO Filters. This includes eventual price differences for the goods procured at an alternative source due to non-compliant delivery.

6. Price, Invoicing, Payment

6.1 Unless agreed differently, the agreed price is fixed in euros, excluding value-added tax. Invoices must be submitted, with reference numbers, in accordance with the purchase order and specified with (product) codes. If this information is missing, AFPRO Filters has the right to suspend the payment obligation. AFPRO Filters will pay within 60 days, or other agreed with supplier payment term, from the invoice date or the delivery, whichever is later, after correct invoicing, unless a prompt payment discount is agreed upon or a penalty is due. Payment in no way constitutes a waiver of any right to demand (proper) performance of the agreement.

6.2 In case of downward changes in factors that have influenced or may influence the supplier’s price calculation (e.g., material costs, energy costs, government measures, transportation costs, insurance premiums, and taxes), the supplier is obligated to adjust the prices charged or to be charged to AFPRO Filters accordingly.

6.3 If price validity has not been agreed upon, a price increase can be implemented not earlier than 1 full month after AFPRO Filters’ acceptance of the price change. Price decreases may be adopted immediately.

6.4 AFPRO Filters is entitled to set off its claims from one or more of its affiliated companies against the supplier, even if these claims are not yet due and payable.

6.5 AFPRO Filters may require a security deposit or bank guarantee from the supplier before making goods available or if full or partial prepayment is made.

7. Transfer of Ownership and Risk

7.1  The delivery is at the supplier’s risk until it has arrived at the agreed location, if necessary installed, and has been formally accepted in writing by an authorized person from AFPRO Filters, indicating their name.

7.2  The ownership of the delivery (free from any encumbrances) transfers to AFPRO Filters in accordance with the agreed delivery terms.

7.3  If AFPRO Filters provides any goods to the supplier for the purpose of the delivery, such goods shall remain or become the property of AFPRO Filters, andthe supplier shall be obligated to clearly mark these goods as the property of AFPRO Filters.

7.4  If “ex works” prices have been agreed upon, and the supplier arranges or has arrangements made for transportation, the risk of loading and transportation shall be borne by the supplier.

7.5  If the goods are collected by or on behalf of AFPRO Filters, the supplier shall assist in loading without charging any costs for this service.

8. Quality and Nature of the Delivery

8.1  The supplier guarantees that the delivery:

– In the case of goods: is of good quality and free from defects, and in the case of services: is carried out by skilled personnel using new materials;

– Fully complies with the provisions of the agreement, the specified specifications, and the reasonable expectations of AFPRO Filters regarding the characteristics, quality, and reliability of the delivery;

– Is suitable for the purpose for which the delivery is intended, as evident from the nature of the goods or as specified in the order;

– Complies with the legal requirements and other (international) government regulations in effect in the Netherlands, the country of delivery, and – to the extent the supplier is aware – the country of destination of the delivery, at the time of delivery;

– Meets the highest standards of safety and quality customary within the industry.

8.2 If the agreement refers to technical, safety, quality, or other regulations and documents that are not attached to the agreement, the supplier is deemed to be familiar with them unless the supplier promptly informs AFPRO Filters in writing to the contrary. AFPRO Filters will then provide the supplier with information regarding these regulations and documents. The supplier is responsible, at its own expense, for obtaining in a timely manner any approvals, permits, certificates or licenses necessary for the execution of the agreement and for complying with the conditions specified therein.

8.3 Unless otherwise agreed, the supplier guarantees that the delivery will be complete and ready for use, including all relevant components, associated materials, tools, spare parts, manuals (in languages according to applicable laws and regulations such as CE marking, as well as in Dutch and English), etc. related to the delivery. The supplier undertakes to provide understandable technical (product) information in the Dutch and English languages with the delivery.

8.4  The supplier is obliged to keep spare parts in stock for the usual lifespan of the delivery.

8.5           In case of defective goods, the supplier will receive a quality complaint. The supplier is obliged to provide the RCA report within 2 weeks and will cover the costs associated with the defective goods.

9. Packaging and Shipment

9.1           The supplier shall package the goods to be delivered as economically, safely, and carefully as possible, ensuring that the shipment is manageable during transportation and unloading. The supplier shall ensure that the delivery reaches the destination in good condition.

9.2           The supplier shall label the shipment with the AFPRO Filters order reference number and the number of packages, as well as the details of the delivery address. Each shipment shall be accompanied by an outer packing list indicating the contents of each shipment. A delivery that does not comply with these and other agreed-upon requirements may be rejected by AFPRO Filters.

10. Inspections

10.1          AFPRO Filters has the right to have the delivery inspected by designated officials before the moment of delivery at the supplier’s premises. The supplier shall provide all necessary cooperation for such inspections. The supplier cannot derive any rights from the results of an inspection beforehand.

10.2          AFPRO Filters has the right to inspect the delivery upon delivery at the agreed-upon location prior to acceptance. If rejection occurs, AFPRO Filters shall inform the supplier and may, at its discretion, request replacement or repair, or proceed with the termination or cancellation of the agreement. This does not affect AFPRO Filters’ right to claim damages.

10.3          All costs related to inspections and re-inspections shall be borne by the supplier, except for the costs of the inspection officials designated by AFPRO Filters.

11. Extra and Reduced Work

11.1          AFPRO Filters is entitled to modify the scope of the delivery, even if it results in extra or reduced work. If the supplier believes that the changes have an impact on the agreed-upon price or delivery time, the supplier shall promptly and in writing inform AFPRO Filters thereof and, in the case of extra work, submit a written quote concerning the price and time frame associated with it, as well as the implications for the other work to be performed by the supplier.

11.2          Extra work shall not be executed by the supplier until AFPRO Filters issues written authorization. Extra work shall not include additional work that the supplier could or should have foreseen in order to deliver the agreed-upon performance and functionality or that resulted from an attributable failure of the supplier.

12. Intellectual Property; Licenses

12.1          If the delivery or accompanying documentation or software is subject tointellectual property rights, AFPRO Filters shall obtain, free of charge, the right to use such property through a non-exclusive, worldwide, perpetual license. All intellectual property rights resulting from the execution of the delivery by the supplier, its employees, or third parties involved by the supplier in the execution of the agreement shall belong to AFPRO Filters. At the first request of AFPRO Filters, the supplier shall perform all necessary actions to acquire and secure these rights. The provisions of this article do not in any way diminish the existing or future intellectual property rights of AFPRO Filters and its group companies.

12.2          The supplier warrants that the delivery does not infringe on any third-party intellectual property rights. The supplier shall indemnify AFPRO Filters against claims from third parties due to alleged infringements and shall compensate AFPRO Filters for any damage incurred as a result thereof.

13. Liability

13.1          The supplier shall be liable for all damages suffered by AFPRO Filters because of a defect or deficiency in the delivery, a defect in the tools or materials used in the execution of the agreement, or due to any act or omission of the supplier or its personnel in connection with the delivery. The supplier shall fully indemnify AFPRO Filters against claims from third parties for damages resulting from the aforementioned circumstances, including claims arising from product liability.

13.2          At the first request of AFPRO Filters, the supplier shall settle with such third parties, or defend claims as mentioned above in court, either jointly or separately from AFPRO Filters, as determined by AFPRO Filters. For the purposes of this article, employees and staff of AFPRO Filters are considered third parties.

13.3          The supplier shall adequately insure itself against the liability referred to in this article and shall, if requested by AFPRO Filters, provide insight into the insurance policy. Such insurance, even if seen by AFPRO Filters, shall in no case limit the supplier’s responsibilities and liabilities.

14. Termination

14.1          Without prejudice to any other rights available to AFPRO Filters, AFPRO Filters is entitled to terminate or dissolve the agreement, in whole or in part, by means of a written declaration without further notice, if:

– the supplier is in default of one or more obligations under the agreement;

– the supplier is declared bankrupt, applies for a suspension of payments, ceases its business operations, or liquidates its company, or a substantial part of its assets is seized, or the supplier transfers its business to third parties;

– rejection of the delivery occurs after inspection or re-inspection.

15. Warranty

15.1          The supplier guarantees that all Goods manufactured, processed, assembled and packed by the supplier or its authorized subcontractors will be free from defects in design, material and workmanship; conform to AFPRO filters product and packaging specifications.

15.2          AFPRO filters may, at any time, inspect the Goods and associated manufacturing processes, at supplier’s plant or subcontractor’s plant. The seller will inform its vendors and subcontractors of AFPRO filters right to inspect and shall secure that right for AFPRO Filters if necessary.

15.3          If a product has an expiration date it should be stated on the product packaging, product specification and/or data sheet, otherwise it will be treated as a product without expiration date.

15.4          If the delivery fails to comply with the provisions of Article 4 of these terms within a period of 24 months after acceptance, the supplier shall, at its own expense and upon first demand and at the choice of AFPRO Filters, replace, repair, or re-perform the delivery within two weeks, without prejudice to any further rights of AFPRO Filters under the law. If the supplier fails to fulfill its warranty obligations, AFPRO Filters shall have the right to replace, repair, or re-perform the delivery, with or without the assistance of third parties, at the expense of the supplier.

15.5          AFPRO Filters shall provide the supplier with prior notice as much as possible before exercising this right. The replaced, repaired, or re-performed parts of a delivery shall again be subject to the warranty described above.

15.6          The supplier shall remove from all goods rejected, returned or not purchased by AFPRO Filters the AFPRO Filters name and any of the Filtration Group trademarks, trade names, insignia, part numbers, symbols, and decorative designs, prior to any other sale, use, or disposition of such Goods by supplier.

16. Confidentiality and Obligation to Provide Information

16.1          The supplier shall provide AFPRO Filters with all information concerning the delivery that may be relevant to AFPRO Filters. The supplier shall not disclose any confidential information regarding the delivery to its own employees not involved in the delivery or to third parties, unless prior written consent has been granted by AFPRO Filters. Without the prior written consent of AFPRO Filters, the supplier is not allowed to use the name ‘AFPRO Filters’ in advertisements and other commercial communications.

16.2          Confidential Information and Publicity section – shall apply unless the supplier has a written confidentiality agreement in place with AFPRO Filters or Filtration Group that covers the same subject matter as this agreement. “Confidential Information” includes all information designated by AFPRO Filters as confidential, the existence and the terms and conditions of this order, and including, but not limited to, all information or data concerning the goods and/or services, general business plans, customers, costs, forecasts and profits. Except as required for the supplier’s performance of this order, the supplier shall not use or disclose any confidential information obtained from AFPRO Filters or otherwise prepared or discovered by either the supplier or AFPRO Filters and shall protect the confidentiality of Confidential Information with the same degree and care as supplier uses for its own similar information, but no less than reasonable care.

16.3          The supplier shall not make or authorize any news release, advertisement, or other disclosure to any third party which shall deny or confirm the existence of this Order or reveal the terms of this order without prior written consent of AFPRO Filters.

17. Force Majeure

17.1          Strikes, lockouts, illness, import, export, and transit prohibitions, transport problems, disruptions in production at the supplier’s premises, and non-compliance with obligations by the supplier’s suppliers shall not be considered force majeure.

18. Transfer of Rights and Obligations; Subcontracting

18.1  The supplier shall not subcontract the delivery or parts thereof to third parties, nor shall it assign its rights and obligations arising from the agreement, in whole or in part, to third parties without prior written consent from AFPRO Filters. Such consent from AFPRO Filters shall not release the supplier from its obligations under the agreement.

18.2   In case the supplier already cooperates with subcontractors in order to supply goods to AFPRO Filters, the supplier will provide the information about the subcontractors immediately after accepting our general purchase terms and conditions. If the supplier refuses to provide such information it may lead to immediate discontinuation of cooperation between AFPRO Filters and the supplier.

18.3  AFPRO Filters is entitled to transfer the rights and obligations arising from any agreement

with the supplier to a group company of AFPRO Filters. The supplier hereby provides its consent to such a transfer.

19. Validity

19.1 If any provision(s) of the agreement or these General Purchasing Conditions is declared invalid or unenforceable by a competent court or due to any future legal or administrative action, the remaining provisions shall remain in full force and effect.

20. Safety and Environment

20.1   Product specifications and valid MSDS should be provided by the supplier prior to the supplier’s acceptance of the first order. If supplier fails to deliver MSDS and product specifications, AFPRO may refuse the shipment.

20.2  The supplier and its employees shall comply with all applicable safety, health, and environmental regulations.

20.3  The supplier guarantees that the production/services comply with Reach/Rohs legislation.

20.4  The supplier shall report the CO2 emissions for the products supplied to AFPRO Filters. The supplier should actively seek options to reduce the CO2 emissions and minimize the usage of hazardous goods in its own production.

21. Applicable Law; Disputes

21.1   All offers, orders, and agreements between AFPRO Filters and the supplier shall be governed by Dutch law. Application of the Vienna Convention on Contracts for the International Sale of Goods is expressly excluded.

21.2  Any disputes between AFPRO Filters and the supplier shall be exclusively settled by the competent court in the district of Noord-Holland, Alkmaar (Netherlands), without prejudice to the right of AFPRO Filters to bring disputes with the supplier before the court that would have jurisdiction without this provision.

22. Dutch Text Prevails

22.1  The Dutch text of these General Purchasing Conditions shall prevail over any translations thereof.


Onze inkoop- en onderaannemingsvoorwaarden zijn van toepassing op al onze offerteaanvragen en inkooporders. Wij kunnen u deze voorwaarden op verzoek kosteloos doen toekomen.

1. Algemene bepalingen /  toepasselijkheid

1.1 Deze algemene inkoopvoorwaarden zijn van toepassing op alle offerteaanvragen, bestellingen en overeenkomsten betreffende de levering van goederen en het verrichten van daarmee samenhangende diensten (hierna te noemen “levering“) ten behoeve van AFPRO Filtertechniek B.V., AFPRO Filters B.V. en haar dochtermaatschappijen (hierna te noemen “AFPRO Filters“). Elke bestelling of overeenkomst wordt hierna aangeduid als “overeenkomst“.

1.2 Afwijkingen van of aanvullingen op deze algemene inkoopvoorwaarden behoeven de uitdrukkelijke schriftelijke toestemming van AFPRO Filters. Leverancier kan aan afwijkingen of aanvullingen geen rechten ontlenen voor toekomstige rechtsverhoudingen.

1.3 Waarin deze algemene inkoopvoorwaarden wordt verwezen naar “goederen” worden daaronder in voorkomend geval ook “diensten” verstaan.

1.4 Door het uitbrengen van een offerte wijst leverancier de toepasselijkheid van haar eigen algemene voorwaarden uitdrukkelijk en onherroepelijk af.

2. Bedrijfsvoering en integriteit

2.1 Van leverancier wordt verwacht dat zij zich houdt aan alle relevante wet- en regelgeving in haar bedrijfsvoering in het algemeen en bij de uitvoering van de overeenkomst in het bijzonder, waaronder begrepen maar niet beperkt tot bepalingen met betrekking tot mededinging, milieu en arbeidsomstandigheden. Daarnaast zal opdrachtnemer zich inspannen om een bijdrage te leveren aan maatschappelijk verantwoord ondernemen (MVO).

2.2 Bij de uitvoering van de overeenkomst wordt van leverancier verwacht dat zij zich houdt aan de normen zoals vastgelegd in de Gedragscode van AFPRO Filters of dat zij een gedragscode hanteert die minimaal voldoet aan voornoemde gedragscode. De Gedragscode van AFPRO Filters wordt op haar verzoek kosteloos aan leverancier toegezonden.

3. Bestelling en orderbevestiging

3.1 AFPRO Filters behoudt zich het recht voor de door leverancier geplaatste bestelling te herroepen indien leverancier deze niet binnen drie werkdagen na ontvangst van de bestelling schriftelijk heeft bevestigd middels een orderbevestiging.

3.2 De orderbevestiging dient de prijs, (bevestigde) productcodes, (verwachte) leveringsdatum, verwachte hoeveelheid goederen en eventuele andere voorziene kosten (transport, toeslagen) te bevatten. Als een van deze gegevens ontbreekt wordt de orderbevestiging als ongeldig beschouwd en kan de order worden geannuleerd.

3.3 Indien de opdrachtbevestiging afwijkt van de oorspronkelijke bestelling is AFPRO Filters daaraan uitsluitend gebonden nadat zij die afwijking uitdrukkelijk schriftelijk heeft aanvaard. Het in ontvangst nemen van een levering door AFPRO Filters of door haar in verband daarmee gedane betalingen impliceren geen aanvaarding van afwijkingen.

3.4 Indien de offerte van leverancier een vrijblijvend aanbod bevat en indien dat aanbod wordt aanvaard, kan leverancier haar aanbod binnen twee werkdagen na ontvangst van de schriftelijke aanvaarding nog herroepen.

4. Wijzigingen

4.1 AFPRO Filters kan haar inkooporder op elk moment voorafgaand aan de leveringsdatum kosteloos annuleren, indien leverancier geen annuleringsregels heeft vermeld in de orderbevestiging of in de algemene overeenkomst.

4.2 Stopzetting van de productie van goederen. Leverancier dient AFPRO Filters ten minste twaalf (12) maanden voorafgaand aan de stopzetting van de productie van de goederen door verkoper schriftelijk daarvan in kennis te stellen. Deze kennisgeving dient ten minste AFPRO Filters’  onderdeelnummers en vervangingen te bevatten, alsmede de uiterste datum waarop bestellingen voor deze goederen worden geaccepteerd.

4.3 Verkoper mag zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van AFPRO Filters geen proces- of ontwerpwijzigingen aanbrengen die van invloed zijn op de goederen of diensten.

4.4 De door AFPRO Filters verstrekte prognoses houden geen enkele verplichting voor AFPRO Filters in.

5. Levering

5.1 Tenzij anderszins overeengekomen, geschiedt levering “Delivery Duty Paid” aan het door AFPRO Filters opgegeven adres, conform de ten tijde van de opdracht geldende versie van de Incoterms, en in overeenstemming met de bepalingen van deze algemene inkoopvoorwaarden. De leveringsdata of -termijnen uit de overeenkomst gelden als fataal en bindend voor de gehele levering, inclusief eventuele bijbehorende tekeningen of andere documenten.

5.2 Indien zich omstandigheden voordoen als gevolg waarvan een of meer overeengekomen leveringstermijnen naar verwachting niet zullen worden nagekomen, dient leverancier AFPRO Filters hiervan onverwijld in kennis te stellen. Een dergelijke kennisgeving ontslaat leverancier niet van haar verplichting tot nakoming van de overeengekomen leveringsdatum of -termijn, noch van haar aansprakelijkheid in dat verband.

5.3  Indien eerder dan de overeengekomen datum wordt geleverd, heeft AFPRO Filters het recht de levering te weigeren. De levering dient te geschieden in één zending. AFPRO Filters heeft het recht deelleveringen die afwijken van een overeengekomen leveringsschema voor rekening en risico van leverancier te retourneren.

AFPRO Filters kan de verwerking van de factuur voor vervroegde levering uitstellen tot de oorspronkelijk verlangde leveringsdatum.

5.4   Ingeval leverancier een overeengekomen leveringstermijn overschrijdt, heeft AFPRO Filters het recht zonder voorafgaande ingebrekestelling een boete op te leggen van 1% van de prijs van de levering per kalenderweek of gedeelte daarvan, met een maximum van 10%, welke boete direct opeisbaar wordt op de datum van oplegging. Het opleggen, innen of verrekenen van deze boete laat het recht van AFPRO Filters op nakoming, (volledige) schadevergoeding of opzegging onverlet.

5.5 Goederen of diensten die niet in overeenstemming zijn met de eisen van een opdracht kunnen naar keuze van AFPRO Filters voor rekening en risico van leverancier worden geretourneerd. AFPRO Filters kan ter vervanging van de niet-conforme goederen soortgelijke goederen of diensten aanschaffen en leverancier zal de kosten van deze goederen vergoeden en op eerste verzoek alle door AFPRO Filters gemaakte bijkomende kosten vergoeden. Hieronder zijn tevens begrepen eventuele prijsverschillen voor de goederen die bij een andere bron zijn ingekocht als gevolg van niet-conforme levering.

6. Prijs, facturering, betaling

6.1 Tenzij anders overeengekomen, is de overeengekomen prijs vastgesteld in euro’s, exclusief btw. Facturen dienen, voorzien van referentienummers, conform de inkooporder en gespecificeerd met (product)codes te worden ingediend. Indien deze gegevens ontbreken, heeft AFPRO Filters het recht de betalingsverplichting op te schorten. AFPRO Filters zal binnen 60 dagen, of binnen een andere met leverancier overeengekomen betalingstermijn, na factuurdatum of indien deze zich later voordoet na leveringsdatum, na correcte facturering betalen, tenzij een korting voor snelle betaling is overeengekomen of een boete verschuldigd is. Betaling houdt op geen enkele wijze afstand in van enig recht om (behoorlijke) nakoming van de overeenkomst te vorderen.

6.2 Ingeval factoren die van invloed zijn of kunnen zijn op de prijsberekening van leverancier (bijvoorbeeld materiaalkosten, energiekosten, overheidsmaatregelen, transportkosten, verzekeringspremies en belastingen) naar beneden worden bijgesteld, is leverancier verplicht de aan AFPRO Filters in rekening gebrachte of te brengen prijzen dienovereenkomstig aan te passen.

6.3 Indien geen prijs validiteit is overeengekomen, kan een prijsverhoging niet eerder worden doorgevoerd dan één volle maand na aanvaarding van de prijswijziging door AFPRO Filters. Prijsverlagingen kunnen onmiddellijk worden doorgevoerd.

6.4 AFPRO Filters heeft het recht haar vorderingen op een of meer aan haar gelieerde vennootschappen te verrekenen met leverancier, ook indien deze vorderingen nog niet opeisbaar zijn.

6.5 AFPRO Filters kan van leverancier een waarborgsom of bankgarantie verlangen alvorens goederen ter beschikking te stellen of indien gehele of gedeeltelijke vooruitbetaling plaatsvindt.

7. Overdracht van eigendom en risico

7.1   De levering is voor risico van leverancier totdat deze op de overeengekomen plaats is aangekomen, zo nodig geïnstalleerd, en formeel schriftelijk door een daartoe bevoegde persoon van AFPRO Filters is aanvaard, onder vermelding van de naam van die persoon.

7.2    De eigendom van het geleverde (vrij van enige bezwaring) gaat over op AFPRO Filters conform de overeengekomen leveringsvoorwaarden.

7.3    Indien AFPRO Filters ten behoeve van de levering goederen aan leverancier ter beschikking stelt, blijven of worden deze goederen eigendom van AFPRO Filters en is leverancier verplicht deze goederen duidelijk als eigendom van AFPRO Filters aan te merken.

7.4    Indien prijzen “ex works” zijn overeengekomen en leverancier voor vervoer zorgdraagt of doet dragen, is het risico van laden en vervoer voor leverancier.

7.5   Indien de goederen door of namens AFPRO Filters        worden afgehaald, zal leverancier helpen bij het laden zonder daarvoor kosten in rekening te brengen.

8. Kwaliteit en aard van de levering

8.1   Leverancier garandeert dat de levering:

– In het geval van goederen: van goede kwaliteit is en vrij van gebreken, en in het geval van diensten: wordt uitgevoerd door geschoold personeel met gebruik van nieuwe materialen;

– volledig voldoet aan de bepalingen uit de overeenkomst, de gespecificeerde specificaties en de redelijke verwachtingen van AFPRO Filters ten aanzien van de eigenschappen, de kwaliteit en de betrouwbaarheid van de levering;

– geschikt is voor het doel waarvoor de levering is bestemd, zoals blijkt uit de aard van de goederen of zoals gespecificeerd in de bestelling;

– voldoet aan de wettelijke eisen en andere (internationale) overheidsvoorschriften die van kracht zijn in Nederland, het land van levering en – voor zover leverancier bekend – het land van bestemming van de levering, op het moment van levering;

– voldoet aan de hoogste in de bedrijfstak gebruikelijke veiligheids- en kwaliteitsnormen.

8.2 Indien in de overeenkomst wordt verwezen naar technische, veiligheids-, kwaliteits- of andere voorschriften en documenten die niet bij de overeenkomst zijn gevoegd, wordt leverancier geacht deze te kennen, tenzij leverancier AFPRO Filters onverwijld schriftelijk anderszins bericht. AFPRO Filters zal leverancier alsdan van informatie met betrekking tot deze voorschriften en documenten voorzien. Leverancier is voor eigen rekening verantwoordelijk voor het tijdig verkrijgen van goedkeuringen, vergunningen, certificaten of licenties die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de overeenkomst en voor het voldoen aan de daarin gestelde voorwaarden.

8.3 Voor zover niet anders overeengekomen garandeert leverancier dat de levering compleet en gebruiksklaar is, inclusief alle relevante onderdelen, bijbehorende materialen, gereedschappen, reserveonderdelen, handleidingen (in talen conform toepasselijke wet- en regelgeving zoals CE-markering, alsmede in de Nederlandse en Engelse taal), etc. die betrekking hebben op de levering. Leverancier verplicht zich om begrijpelijke technische (product)informatie in de Nederlandse en Engelse taal bij de levering te verstrekken.

8.4   Leverancier is verplicht reserveonderdelen op voorraad te houden voor de gebruikelijke levensduur van de levering.

8.5 In geval van defecte goederen ontvangt leverancier een kwaliteitsklacht. Leverancier is verplicht om het RCA-rapport binnen 2 weken te verstrekken en zal de kosten dekken die verband houden met de defecte goederen.

9. Verpakking en verzending

9.1 Leverancier zal de te leveren goederen zo economisch, veilig en zorgvuldig mogelijk verpakken, zodat de zending tijdens transport en lossen hanteerbaar is. Leverancier zorgt ervoor dat de levering de plaats van bestemming in goede staat bereikt.

9.2 Leverancier dient de zending te etiketteren met het ordernummer van AFPRO Filters en het aantal verpakkingen, alsmede de gegevens van het leveringsadres. Elke zending dient vergezeld te gaan van een paklijst aan de buitenzijde, waarop de inhoud van elke zending is aangegeven. Een zending die niet aan deze en andere overeengekomen eisen voldoet, kan door AFPRO Filters worden geweigerd.

10. Inspecties

10.1 AFPRO Filters heeft het recht de levering voor het moment van levering bij leverancier door daartoe aangewezen functionarissen te laten keuren. Leverancier zal alle voor een dergelijke inspectie noodzakelijke medewerking verlenen. Aan de resultaten van een inspectie kan leverancier voorafgaand geen rechten ontlenen.

10.2   AFPRO Filters heeft het recht de levering bij aflevering op de overeengekomen plaats te inspecteren alvorens tot aanvaarding over te gaan. In geval van afkeuring zal AFPRO Filters leverancier hiervan in kennis stellen en kan AFPRO Filters te harer keuze vervanging of herstel verlangen, dan wel overgaan tot ontbinding of annulering van de overeenkomst. Dit laat het recht van AFPRO Filters om schadevergoeding te vorderen onverlet.

10.3   Alle kosten verbonden aan inspecties en her-inspecties zijn voor rekening van leverancier, behoudens de kosten van de door AFPRO Filters aangewezen keuringsinspecteurs.

11. Meer- en minderwerk

11.1 AFPRO Filters heeft het recht de omvang van de levering te wijzigen, ook indien dit meer- of minderwerk tot gevolg heeft. Indien de wijzigingen naar het oordeel van leverancier van invloed zijn op de overeengekomen prijs of levertijd, dient leverancier AFPRO Filters hiervan onverwijld schriftelijk in kennis te stellen en, in geval van meerwerk, een schriftelijke offerte uit te brengen voor de prijs en het daaraan verbonden tijdsbestek, alsmede voor de gevolgen voor de overige door leverancier te verrichten werkzaamheden.

11.2  Meerwerk wordt door leverancier uitsluitend uitgevoerd na schriftelijke toestemming van AFPRO Filters. Onder meerwerk wordt niet verstaan meerwerk dat leverancier had kunnen of moeten voorzien om de overeengekomen prestatie en functionaliteit te leveren of meerwerk als gevolg van een toerekenbare tekortkoming van leverancier.

12. Intellectueel eigendom; Licenties

12.1   Indien op de levering of bijbehorende documentatie of software intellectuele eigendomsrechten rusten, verkrijgt AFPRO Filters kosteloos het recht tot gebruik daarvan door middel van een niet-exclusieve, wereldwijde, eeuwigdurende licentie. Alle intellectuele eigendomsrechten die voortvloeien uit de uitvoering van de levering door leverancier, haar werknemers of derden die door leverancier bij de uitvoering van de overeenkomst zijn betrokken, komen toe aan AFPRO Filters. Op eerste verzoek van AFPRO Filters zal leverancier alle noodzakelijke handelingen verrichten om deze rechten te verkrijgen en veilig te stellen. De bepalingen van dit artikel doen op geen enkele wijze afbreuk aan bestaande of toekomstige intellectuele eigendomsrechten van AFPRO Filters en haar groepsmaatschappijen.

12.2   Leverancier garandeert dat de levering geen inbreuk maakt op intellectuele eigendomsrechten van derden. Leverancier vrijwaart AFPRO Filters voor aanspraken van derden wegens beweerde inbreuken en zal de schade die AFPRO Filters dientengevolge lijdt vergoeden.

13. Aansprakelijkheid

13.1          Leverancier is aansprakelijk voor alle schade die AFPRO Filters lijdt ten gevolge van een gebrek of tekortkoming in de levering, een gebrek in de bij de uitvoering van de overeenkomst gebruikte hulpmiddelen of materialen, dan wel ten gevolge van enig handelen of nalaten van leverancier of haar personeel in verband met de levering. Leverancier zal AFPRO Filters volledig vrijwaren tegen aanspraken van derden ter zake van schade als gevolg van voornoemde omstandigheden, met inbegrip van aanspraken voortvloeiend uit productaansprakelijkheid.

13.2          Op eerste verzoek van AFPRO Filters zal leverancier met deze derden een schikking treffen, dan wel in rechte verweer voeren, hetzij tezamen met, hetzij onafhankelijk van AFPRO Filters, zulks ter beoordeling van AFPRO Filters. Voor de toepassing van dit artikel worden werknemers en medewerkers van AFPRO Filters als derden beschouwd.

13.3          Leverancier dient zich afdoende te verzekeren tegen de in dit artikel bedoelde aansprakelijkheid en dient desgevraagd aan AFPRO Filters inzicht te verschaffen in de verzekeringspolis. Een dergelijke verzekering, ook indien deze door AFPRO Filters wordt ingezien, vormt in geen enkel opzicht een beperking van de verantwoordelijk-heden en aansprakelijkheden van leverancier.

14. Beëindiging

14.1          Onverminderd de overige aan AFPRO Filters toekomende rechten, is AFPRO Filters gerechtigd de overeenkomst door middel van een schriftelijke verklaring zonder nadere aankondiging geheel of gedeeltelijk op te zeggen of te ontbinden, indien:

– leverancier in gebreke is met de nakoming van een of meer verplichtingen uit hoofde van de overeenkomst;

– leverancier failliet wordt verklaard, surseance van betaling aanvraagt, haar bedrijfsactiviteiten staakt of haar bedrijf liquideert, of indien beslag wordt gelegd op een aanzienlijk deel van haar activa, of indien leverancier haar bedrijf overdraagt aan derden;

– de levering na inspectie of her-inspectie wordt afgekeurd.

15. Garantie

15.1          Leverancier garandeert dat alle door leverancier of door haar gemachtigde onderaannemers vervaardigde, bewerkte, gemonteerde en verpakte goederen vrij zijn van ontwerp-, materiaal- en fabricagefouten en voldoen aan de product- en verpakkingsspecificaties van AFPRO filters.

15.2          AFPRO Filters is te allen tijde gerechtigd de Goederen en de daarbij behorende fabricageprocessen te inspecteren, in de fabriek van leverancier of onderaannemer. Verkoper zal haar verkopers en onderaannemers op de hoogte stellen van het recht van AFPRO Filters om te inspecteren en zal dat recht zo nodig veiligstellen voor AFPRO Filters.

15.3          Als een product een houdbaarheidsdatum heeft, moet dit worden vermeld op de verpakking, productspecificatie en/of datasheet. Indien een dergelijke vermelding ontbreekt, wordt het behandeld als een product zonder houdbaarheidsdatum.

15.4          Indien de levering binnen een termijn van 24 maanden na aanvaarding niet voldoet aan het bepaalde in artikel 4 van deze voorwaarden, zal leverancier op haar kosten en op eerste verzoek en ter keuze van AFPRO Filters de levering binnen twee weken vervangen, herstellen of opnieuw uitvoeren, onverminderd de verdere rechten van AFPRO Filters op grond van de wet. Indien leverancier haar garantieverplichtingen niet nakomt, heeft AFPRO Filters het recht de levering te vervangen, te herstellen of opnieuw uit te voeren, al dan niet met behulp van derden, op kosten van leverancier.

15.5          AFPRO Filters zal leverancier zoveel mogelijk van tevoren in kennis stellen alvorens van dit recht gebruik te maken. Op de vervangen, gerepareerde of opnieuw uitgevoerde onderdelen van een levering zal opnieuw de hiervoor omschreven garantie van toepassing zijn.

15.6          Leverancier dient de naam AFPRO Filters en alle handelsmerken, handelsnamen, opschriften, onderdeelnummers, symbolen en decoratieve ontwerpen van de Filtration Group van alle door AFPRO Filters afgekeurde, geretourneerde of niet afgenomen Goederen te verwijderen, alvorens deze Goederen op enige andere wijze te verkopen, te gebruiken of te vervreemden.

16. Geheimhouding en informatieplicht

16.1          Leverancier dient AFPRO Filters alle informatie met betrekking tot de levering te verstrekken die voor AFPRO Filters van belang kan zijn. Leverancier mag geen vertrouwelijke gegevens over de levering aan haar eigen werknemers die niet bij de levering betrokken zijn of aan derden bekendmaken, tenzij AFPRO Filters hiervoor voorafgaande schriftelijke toestemming heeft verleend. Zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van AFPRO Filters mag leverancier de naam ‘AFPRO Filters’ niet in advertenties en andere commerciële uitingen gebruiken.

16.2          Het onderdeel over Vertrouwelijke gegevens en Openbaarmaking is van toepassing voor zover leverancier geen schriftelijke geheimhoudings-overeenkomst heeft met AFPRO Filters of Filtration Group die hetzelfde onderwerp bestrijkt als deze overeenkomst. “Vertrouwelijke gegevens” omvat alle informatie die door AFPRO Filters als vertrouwelijk wordt aangemerkt, het bestaan en de voorwaarden van deze opdracht, met inbegrip van maar niet beperkt tot alle informatie of gegevens met betrekking tot de goederen en/of diensten, algemene bedrijfsplannen, klanten, kosten, prognoses en winsten. Behoudens voor zover vereist voor de uitvoering van deze opdracht door leverancier, mag leverancier geen vertrouwelijke gegevens gebruiken of openbaar maken die zij van AFPRO Filters heeft verkregen of die anderszins zijn opgesteld of ontdekt door leverancier of AFPRO Filters en zij dient de Vertrouwelijke Gegevens met dezelfde mate van zorgvuldigheid geheim te houden als leverancier met haar eigen soortgelijke gegevens pleegt te doen, maar niet minder dan een redelijke mate van zorgvuldigheid.

16.3          Zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van AFPRO Filters mag leverancier geen nieuwsberichten, advertenties of andere openbaarmakingen aan derden doen of toestaan die het bestaan van deze opdracht ontkennen of bevestigen of de voorwaarden van deze opdracht onthullen.

17. Overmacht

17.1          Stakingen, lockouts, ziekte, invoer-, uitvoer- en doorvoerverboden, transportproblemen, productieonderbrekingen bij leverancier en het niet nakomen van verplichtingen door toeleveranciers van leverancier worden niet als overmacht beschouwd.

18. Overdracht van rechten en verplichtingen; onderaanneming

18.1          Leverancier zal de levering of onderdelen daarvan niet aan derden uitbesteden, noch zal zij haar rechten en verplichtingen uit de overeenkomst geheel of gedeeltelijk aan derden overdragen zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van AFPRO Filters. Deze toestemming van AFPRO Filters ontslaat leverancier niet van haar verplichtingen uit hoofde van de overeenkomst.

18.2          Indien leverancier reeds met onderaannemers samenwerkt om goederen aan AFPRO Filters te leveren, zal leverancier onmiddellijk na aanvaarding van onze algemene inkoopvoorwaarden de gegevens van de onderaannemers verstrekken. Indien leverancier weigert deze gegevens te verstrekken kan dit leiden tot onmiddellijke stopzetting van de samenwerking tussen AFPRO Filters en leverancier.

18.3          AFPRO Filters heeft het recht de rechten en verplichtingen uit een overeenkomst met leverancier aan een groepsmaatschappij van AFPRO Filters over te dragen. Leverancier geeft hierbij toestemming voor een dergelijke overdracht.

19. Geldigheid

19.1          Indien een of meer bepalingen van de overeenkomst of deze Algemene Inkoopvoorwaarden door een bevoegde rechter of als gevolg van een toekomstige civielrechtelijke of bestuursrechtelijke procedure ongeldig of niet-afdwingbaar worden verklaard, blijven de overige bepalingen onverminderd van kracht.

20. Veiligheid en milieu

20.1          Productspecificaties en geldige MSDS dienen door leverancier te worden aangeleverd voordat leverancier de eerste bestelling accepteert. Indien leverancier nalaat MSDS en productspecificaties aan te leveren, kan AFPRO de bestelling weigeren.

20.2          Leverancier en haar werknemers dienen alle toepasselijke veiligheids-, gezondheids- en milieuvoorschriften na te leven.

20.3          Leverancier garandeert dat de productie/diensten voldoen aan de REACH/RoHS- wetgeving.

20.4          Leverancier dient de CO2-emissies voor de aan AFPRO Filters geleverde producten te melden. Leverancier dient actief te zoeken naar mogelijkheden om de CO2-uitstoot te verminderen en het gebruik van gevaarlijke stoffen in de eigen productie tot een minimum te beperken.

21. Toepasselijk recht; Geschillen

21.1          Op alle aanbiedingen, bestellingen en overeenkomsten tussen AFPRO Filters en leverancier is Nederlands recht van toepassing. Toepassing van het Weens Koopverdrag wordt uitdrukkelijk uitgesloten.

21.2          Alle geschillen tussen AFPRO Filters en leverancier zullen bij uitsluiting worden beslecht door de bevoegde rechter in het arrondissement Noord-Holland te Alkmaar, onverminderd het recht van AFPRO Filters om geschillen met leverancier aanhangig te maken bij de rechter die zonder deze bepaling bevoegd zou zijn.

22. Nederlandse tekst is leidend

22.1          De Nederlandse tekst van deze algemene inkoopvoorwaarden prevaleert boven vertalingen daarvan.